论文总字数：5616字

摘 要

传统的档案管理在社会发展的过程中虽然已改进，并朝着数字化的方向发展，但是这种档案管理的模式并不能完全被数字化管理所完全替代，因此本文将对传统档案服务和互联网时代的档案服务模式的优缺点进行对比，以帮助现在社会中的档案管理在实际应用中有机地结合两者管理模式提高工作效率，有利于档案服务大众。数字化的档案管理在归档整理以及利用查询、管理人员要求、服务目的上和传统档案服务都不一样，它通过计算机系统归类、整理等可以在第一时间给大众提供信息并且可以自动筛选有效信息，并且留下查询记录，将被动服务变得主动化。

关键词：传统档案服务，物联网档案服务

[Abstract]：Traditional Archives Management has been improved and followed the direction of Internet technology, however, hardly Traditional archives management can instead of Traditional Archives Management. Therefore, Traditional archives management may be compared with Traditional Archives Management to improve the working efficiency in practice and offer convenience for the public. Digital Archives Management can simply provide effective information to the public by its good system which makes Archives Service become more and more easy.

Keywords: Traditional archives management, Web of Things of Management of Archives Service

一、档案服务的发展史

（一）传统档案服务的发展

早在商周时期那些记载史料的官吏就是档案文书工作的人员，因此中国的档案管理服务工作也是从那时慢慢雏形的，到了西周时期，我国档案工作比商朝有了进一步发展。当时除了有专门的档案机构，西周的史官记注制度是我国古代历史记载方面领先于世界的一种管理制度。

而“金文档案”又是我国历史上继商代甲骨档案之后又一种特有的弥足珍贵的历史档案。 历史演进到春秋战国时期，代表当时阶级势力的文书档案无论从内容到形式都有了较大发展。文书档案工作逐渐由传统史官任内分离出来，被一批专门掌管文书档案的官员所代替。这表明了社会的发展与进步，由奴隶社会向封建社会转化，同时也是职官分工的历史进步。秦朝，在其他诸侯列国的先进文化影响下，其文书档案管理工作得以迅速发展完善。秦的文书档案制度的制定是在全国统一文字的基础上得以实施。两汉时期，当时政权重视加强档案文化典籍的收集、累积和利用，促进了这一时期文化的高度发展和繁荣。随着历史的发展，我国社会进入空前繁荣的唐代。唐代的档案工作中，确立了文书档案“中书出令、门下审议、尚书执行”的三省分权运行体制。

宋朝建立了专门用于保管皇帝的诏令、谱系、典籍、诗文等档案的帝王档案库。这也是档案机构发展的一个标志，一个转折点，是中国档案史上的重大变革，也是现代机关档案室的基本雏形。明清代的文书工作制度日趋健全。档案工作机构的设置也由分散趋于统一进一步发展。新时期的档案管理和服务是沿用古代制度再结合法律法规进行完善化和系统化。

（二）互联网时代档案服务的发展

随着科学技术的发展，全球信息化时代的全面到来，数字化科技将为未来社会建立起“数字世界新秩序”，数字化信息将成为人类社会的重要支柱之一。在数字全球化的大环境下，传统的档案管理模式也遇到了严峻的挑战，档案信息进入公共网络成为一种必然的趋势。与发达国家相比，我国档案管理现代化建设还存在着滞后性。为此，国家档案局明确提出，数字化档案必将成为今后档案的主要存在形式。自1994年1月在第二届国际人文学者与技术大会上，美国学者MargaretHedstrom提交了《电子档案馆:网络环境的集成与利用》一文后，数字档案馆的研究、开发便拉开了序幕^[1]。十年时间在历史长河中是非常短暂的，但这十年对档案界而言，却有着非同小可的意义。之后中国借鉴欧美及日本等优秀技术和经验完善自己档案系统，由于全球化时代来临科技成为社会生活方方面面的主要手段，互联网技术也渗透到档案服务当中。

二、档案服务模式对比

（一）传统和数字化档案服务共性

对比传统纸质档案,电子档案的出现给人们带来很大的便捷,但电子文件并不能完全取代纸质文件。数字化的档案服务与传统档案服务并不是截然不同的，他们之间还是存在一定的联系的。首先档案服务内容中档案信息的信息会随之而变化，并不是固定不变从始至终都那么些信息供大众了解，就像新闻一样总是报道同样的内容就没有价值和意义了。两者的价值是一样的，都是给一定的群体提供信息帮助他们了解想查阅的内容，这种稳定的价值规律不会因为载体和媒介的转变而转变。另外，提供服务的信息来源都是以纸质作为载体的，只是互联网技术应用将原来的纸质材料录入转变为数字信息在第二次查阅时更为方便了。况且两者之间还具有相互转化的关系，纸质的可以变成数字化的，数字化的也可以找到原先纸质的材料。传统的档案服务是数字化的档案服务的基础，数字化档案服务是传统档案服务的扩大，首先，传统档案是电子档案的形成基础。电子档案的信息资源需要传统档案的提供原始资料，当然以电子形式直接提供在网上除外，其余的是依靠资料收集整理后转录为电子信息在网络上并准备提供服务的。所以，优秀的传统档案管理对数字化档案的形成有巨大的帮助，当拥有了多样的信息资源才有更加充实的电子档案，且电子档案的原始性也需要传统档案的管理作保证，而且两者服务的原理基本相同。

（二）传统和数字化档案服务的差异

由互联网四代档案管理服务的特点可看出，电子文件从载体和技术方面都有别于传统的纸质档案，因此，对电子档案的服务也和传统的档案管理服务有所区别。简单来说，互联网时代档案服务就是在管理过程中，采用互联网信息技术等手段对信息采用数据形式进行备存和保管理。因而它不大可能涉及到传统档案资源，通过网络系统以及专用的管理软件实施管理。

（1）差异一: 传统和数字化档案归档时间的差异

互联网时代档案在提供服务后可在文件查询或者办理之后立即归档，当然也允许在某一段时期内进行统一的归档。将提供服务调出来的档案交由电子档案生成部门发送给专门管理部门进行归类和保存，可以防止档案的漏归，确保档案的完整性。它有方便快捷的好处但是要避免病毒的侵袭。

传统档案服务管理，需等档案资料接受查询提供服务以后才能进行归档重新开始管理，而数字化的档案可以在资料使用结束后的同时同步进行再次归档位置内容都不会变化，随时随地归档随时随地修改或定期有规律进行统一归档。

此外，通过网络传输，档案部门可以快速直接地获得电子资料信息，减少了资料寄送的过程，方便了档案服务人员对信息的及时更新和管理。

（2）差异二: 档案信息分类管理的差异

传统档案服务时一般要对一批档案资料进行人工分类、编目然后统一归档这样才能提供后续服务；而相反这个互联网时代的档案服务工作中涉及归档问题,工作人员可以在对档案资料通过互联网技术即计算机和数据库对档案进行分级、分类、编号，系统地给出对应的档案号，并且可以设定限制级别或设置密码，便于档案查找和保管，也保证文件的真实性和安全性，为后面给入馆人员查阅处理档案信息提供方便。

因为数字化后的档案和传统管理模式具有区别性，前者的模式可以达到档案一级管理水平，大众进馆需要提供服务时根据档案编制的唯一一个档案号、分类号、归档号自主查阅，借助设置好的检索工具，以方便检索查询。

而人工的档案服务方式则需要大众先填上所查询的类型、日期，然后再由工作人员确定好取出来才可以使用。并且这种服务模式的前提是档案前期处理包括归档信息材料等都要求全面、系统、完整，选择的归档信息注重整体性和完整性，另外归档的所有案卷，都要依照一定的次序进行系统排列，并保持卷与卷之间的历史联系；归档的档案材料，为服务时提供完备的服务手续。

（3）差异三: 提供档案信息利用查询的差异

传统档案服务则必须通过档案号等进行人工进行查找，且一定保密等级的资料需授权证明才能进行查看；而现在由于数据库及互联网技术应用，电子档案的查询较为方便,查询者可注册会员，通过登录数据库对档案进行搜索，更快捷的查到所需资料，而对于不同保密等级的文档，工作人员可对查询者进行身份认证，给与不同的权限许可。这种档案服务就比较灵活方便，不需要亲自去档案馆查阅，节省了很多时间，而且非常的精确。传统档案服务模式，如果有人需要档案服务想对某一档案信息要查阅利用的话，首先必须向档案管理部门提出申请，由档案管理员进行查找与取件，这个过程会花费一定的时间，效率相对较低。并且这种互联网化的服务模式为档案研究者提供丰富的资料对档案服务开展档案利用如进一步的信息咨询、查询、解答疑问。

传统档案服务的目的是为用户提供档案，提供解决问题所需的信息。它关注的角度是“档案馆有没有提供了用户必须的档案资料”。知识服务的目的是为用户普及知识，提供解决问题的具体操作方法。它关注的骄傲地和后期的评判是“经过知识的服务是否解决了用户的麻烦” ^[2]。在中国北方车辆研究所，员工到综合档案馆查阅、复制档案，获得的是初级的档案服务，综合档案馆将档案进行整编后收录到档案管理系统中，员工通过获得权限检索利用档案，档案馆提供的是较高级的信息服务。

最后要实现从提供档案向提供知识的过渡，档案部门必须要加强对档案的编辑与研究，从中挖掘与提炼知识。传统档案服务为用户提供初级的信息产品，而知识服务为用户提供高级的知识产品。前者实现了档案的价值，后者则增加了档案的价值。

（4）差异四: 工作人员提供档案服务的目的的差异

互联网时代的服务是适应知识信息全球化的需要产生的，它是以解决大众的困难为直接目标，借助对用户知识需求和问题所处环境的分析，向用户提供经过智能化处理的符合用户需求的知识。

而区别于传统工作人员职责要求，传统档案服务管理中，档案人员管理职责就是忠实地保管着档案，被动地为大众提供档案利用服务，想着怎么样从数量庞大的档案卷宗中搜寻、获取相关的信息而知识的难题留给了用户自己。

档案管理中工作人员只做出了极少的贡献，因而也就只能“坐在凄凉冷清的文件办公室或是静寂的档案架前”。为此，以特里· 库克为首的档案学者们呼吁：档案人员应该“停止扮演保管员的角色，而成为概念、知识的提供者”，“重新坐回上帝的身边” ^[3]。

（5）差异五:对工作人员在档案服务过程中要求的差异

过去，档案部门以自身为中心开展档案服务，工作中先考虑档案管理的便捷，忽略用户的真实需要。实现知识服务，档案部门就不能只是按照自身的认知来提供档案服务；而必须以用户需要以用户满意为追求，重新改变档案服务理念。

从前，提供档案服务主要是员工提供，而且是非主动服务，现在知识服务强调专业化服务。专业化就指员工有丰富的专业知识，在用户遇到问题，帮助用户在快速找到信息。而且凭着集体分工协作解决问题。

如今档案馆已经在改变，员工会主动到业务频繁的部门去采集建议，咨询信息，通过沟通，使得工作规范化，有了较好的服务效果。

三、小结

为了了解档案馆在互联网时代为大众服务的新模式，本人也亲自去北京市档案馆亲自体验了一下，在和工作人员沟通后了解到档案馆现在给大众提供利用档案信息的大概情况，北京市档案馆提供档案数字资源利用和信息发布时，档案馆有内部数据系统提供电子档案载体介质调阅，方便大众查阅。这个系统能进行档案查询“资源发布”信息共享“开发利用”工作交流、统计分析等功能！通过最新检索技术方法满足了大众利用此平台对档案数据进行快速“准确”全面的利用查询要求。当然用户在系统权限控制下查询权限范围内的档案数据资源数据，从而实现档案数据的广泛利用！并且了解到这个查询利用主要包含对档案信息的检索和针对查询后的档案信息进行利用操作两部分内容！针对信息搜索，系统提供档案元数据查询以及全文搜索功能，实现对附件的全文检索，并能对常用检索途径进行优化，满足用户对查全率、查准率的要求。系统可实现自然语言搜索和相似性搜索等智能搜索。支持对自动搜索到的全部信息进行智能分类，并可对设定的主题，将全部相关信息进行聚类；系统的自动分类和聚类功能可以以图形化展示，方便用户定位到关心的信息以及了解信息分类之间的关系。系统支持多媒体检索，保证对图形文件、音频文件和视频文件的信息获取和利用。所以，互联网时代科技为公众提供信息的渠道更为便捷更为有效，我们可以了解到更多的信息，这就是互联网神奇的一面^[4]。

参考文献

[1]刘洪峰，陈江波. 网络开发技术大全[M]. 北京：人民电邮出版社，2005：119-143.

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