论文总字数：9067字

摘 要

关键词：文秘人员；中小型企业；素质 ；调查

Abstract:  How to improve the overall quality of our secretarial staff, secretarial staff of the culture is fit the requirements of small and medium enterprises to work really cultivate professional talents and excellent secretary, has become a professional vocational secretarial urgent need to address the problem. Therefore, we Yangzhou City Guangling SMEs secretary for the object of their quality were investigated, analyzed, and made ​​a number of recommendations aimed at educating people on the unit"s own benefit as well as secretarial staff.

Keywords: secretary；medium and small-sized enterprises；quality；investigate

一、前言

在社会竞争日趋激烈的今天，随着企业形势的发展，用人单位越发重视秘书人员的基本素质，越来越多的新要求被提出。然而秘书人员所面临的压力也是越来越大，更多的秘书人员，创造性地作好秘书工作就需要我们2016届即将毕业的文秘专业的学生，要有“讲学习，热爱工作，责任意识”的精神工作，提倡“务实、团结、创新”的工作态度和树立“精、紧、细、严”的工作作风，取得高层领导的信任和支持、赢得人民群众的认可和拥护，建立一个务实，创新，高效的社会形象。因此要做一位称职的文秘工作者不但要有良好的职业技能外，身体素质、心理素质、道德品质素养这些基本要求都是我们秘书人员所具备的职业素养、能力素质等方面知识能力素质要求。针对扬州市广陵区中小型企业对文秘人员的素质要求，我们进行了调查，力图通过这次调查情况来不断促进秘书人员的综合实力的增长。

二、 调查方式设计

（一）调查目的

近年来，文秘成为社会一热门职业，社会对于文秘人员的需求也日益渐增，我们为了加深对文秘这一职位的了解，特对企业开展了调研，我们知道能力是人们从事社会活动的基本技能和本领。不同的职业对人们能力的要求不同。市场经济的条件下，文秘是一种社会职业，文秘人员的服务对象主要是以投资经营者和商务管理者，还有一些决策辅的助性工作以及对从事行政办公的事务性工作。当今社会对文秘人员的所具备的各种要求也日益提高，特别是对文秘人员的各种本领技能。为此我走访了扬州信息产业基地中的一些中小型企业，针对“文秘人员应具备的能力”、“文秘人员应具备的知识”、“文秘人员应把握的技能”进行问卷调查。通过调查我们发现文秘人员最好具备公文写作能力往往是用人单位最为需要的。办公自动化装备操作能力、人际沟通能力、执行能力、合作能力等到：懂得本行业的专业知识背景、办公室事务管理知识、应变能力、商务知识、法律知识。调查中，我们认为文秘人员所要备大专以上文凭，形象气质要好，更要具备良好的组织沟通协调能力，文笔好，语言表达能力强，对办公各种用品要熟练运用。同时用人单位还希望文秘人员具备一定的业务背景，财务部的秘书就要有会计证书;涉外秘书职位要有专八证书或者具备口译证书。公关部门的秘书职位要求具备公共基础知识和一定的实战经历。部分单位注意“职业道德”、“敬业精神”及“运用和维护现代化办公装备”的能力。所以在此次调查中毕业生真实的实际能力与用人单位的需求存在着一定的差距，有的差距还是很大，差强人意。

（二）调查对象

对扬州市广陵区信息产业基地中小型企业秘书人员素质情况进行深入调查。该基地共有30多家企业。本次主要调查的企业有腾讯易商，阿里巴巴，一号店，智图科技这四家公司人员的秘书人员素质情况，本次调查中，抽样调查秘书人员总共有50人。共发出了50份调查问卷，实际收回45份问卷。

（三）调查内容

主要调查扬州市广陵区中小企业工作人员的基本信息和一些企业针对雇佣文秘工作人员素质的要求等问题。文秘人员是否具备公文写作、办公自动化装备操作能力、人际沟通能力、执行能力、合作能力等。懂得本行业的专业知识背景、办公室事务管理知识、应变能力、商务知识、法律知识等。秘书的业务素质，秘书的业务素质表现为与秘书的本职工作密切相关的一些能力要求。由于秘书工作的内容丰富多样，所以秘书的能力要求也很多，这些能力要求根据秘书工作的分类，大致可分为办事、撰文和技术三种，我们对这三种能力分作介绍。

（四）调查方法

本次调查主要采取的是问卷调查法、访问调查及网上搜寻资料等完成了调查数据和信息的搜集工作。问卷是发给中小企业的文秘工作人员，当场请他们填写并收回做统计。

三、扬州市广陵区中小型企业秘书人员素质状况

本次调查的扬州市广陵区中小企业共三家，分别是腾讯易商、阿里巴巴一号店。参加本次调查的秘书人员有50名，下面分别从知识素养情况、能力素质情况和职业道德素质情况三方面对本次调查进行总结。

1、企业对秘书人员的素质要求 ：

（1）吃苦耐劳的精神与能勤奋学习； 

（2）具备职业道德、拥有事业心、处理好良好的人际关系 

（3）职业道德素养较好，认真服从上级的管理，能够忠诚于单位； 

（4）处理事件的水平能力较高，还所具有较强的实际操作能力； 

（5）能和团队成员协作，善于沟通； 

（6）良好的随机应变能力与抗压能力； 

（7）较强的自我时间安排与管理能力。 

（8）性格自信、大方、热情

 2、企业对文秘人员的能力要求

 （1）多元化才能 

（2）组织、管理能力 

（3）沟通能力 

（4）获取新知识的能力 

（5）团队合作能力 

通过调查中，我们发现从业秘书人员必须具备言表达能力、人际沟通能力、应变能力、实践能力、文字表达能力。

一、职业道德素质

职业道德与人们的职业活动紧密相连 ,职业道德是人民履行自己义务所遵守的行为道德规范的总和。每个行业每个职位都有自己的职业道德，秘书的基本职业道德素质最重要处体现在：兢兢业业，甘愿当无名英雄。秘书的职业道德与其他工作职位相比较而言就显得尤其重要，最重要的原因就是在于这个职业最接近决策层、领导层、甚至直接要参与其中，知密多，知密早，知密深。假使一旦道德沦丧，那么对企业或者公司所造成的损失，名誉上的伤害都是无法估量的。所以这就必须要求我们文秘人员要拥有高尚的品德，遵守职业道德以及素养。

（一）热爱工作，甘于平凡

秘书这个岗位在任何企业公司中都显得特别重要，但秘书人员不处于却不属于社会活动以及各方面的前沿，党政秘书不是要你去做报告做调查、听讲座，企业秘书更不是要你去处理杂事，订货等等这些小事。科技秘书要求你标新立异搞发明创作，秘书做的所有事情或者取得的所有成果都要附属于领导的名义之下，所以要求秘书人员有良好的心理素质，要甘于奉献默默无闻。

从扬州信息产业基地中小型企业调查发现，70％的文秘人员对本工作有一定的热情，甘于默默付出。

（二）自尊自重，克己奉公

秘书虽然没有较大的权力，但是用权的渠道多这样就显得十分方便。如果我们做秘书的有较强的权力欲望，弄虚作假，欺上瞒下，或者与领导之间没建立有效的权力制衡机制，甚至如果我们有些秘书人员与个别领导同流合污狼狈为奸，后果将不堪设想，导致秘书职业性质的腐败。

从调查中发现，65％的文秘人员对自己的工作能够做到不凭借自己的权力谋取私益，做到对各种问题能够公平公正的处理。

（三）谦虚谨慎，平等待人

秘书是和领导在工作中最亲密的伙伴，所以大部分把秘书看成单位所委任代表、甚至更认为是领导的代言人。秘书在待人接物时候的态度尤其重要，这会影响到单位和领导的声誉，因此，秘书一定要做到谦虚，态度友善以及友好，端正自己的心态摆在一个正确的位置上。

从调查中发现，55％的文秘人员对于待人处事做到宽厚谦和，对上级做到尊敬，对下级做到一视同仁。

（四）严守机密，提高警觉

公司或企业的机密会经常的被秘书接触到，因此，常有人向他们打探消息套近乎，所以秘书人员经常成为敌人窃取公司机密信息的主要对象。但是秘书人员的工作性质要求他们要与各种各样的人打交道，出入大大小小的活动场合。作为文秘人员应该要做到随时保持警惕，养成守口如瓶、保密的好习惯。

从调查中发现，90％以上的文秘人员可以做到该说的不说，不该写的东西就不要写。更不要在公共场所涉及十分重要机密、在私人通信的设备里也不要涉及重要的机密，也不要在亲朋好友面前夸夸其谈的谈论机密。

总的来说，秘书的工作性质也随之提高，从调查问卷的数据看，秘书期望企业最多的在工作性质是管理型，对于综合型这一工作性质要求只有百分之20%的人觉得自己能够胜任。而在文字型和公关关系型40%秘书人员感到这一工作性质自己不能够胜任，工作有难度。

从以上的分析和综合性的问卷调查，65%的人认为，扬州市广陵地区的中小企业的文秘人员缺少了积极性和主动性，大部分会缺乏相关的责任意识，缺乏责任感的秘书也大有人在。在工作中，通常表现：不但工作拖拉而且工作效率低，完成工作质量不高，只完成领导交代的任务，工作被动，不能主动的完成上级交代的工作任务。70%被调查对象认为中小型企业中秘书从事的工作非常的重复繁琐，对待工作没有较高的热情度。并且在这65%的数据中体现出一个主要现象，一旦我们秘书人员工作的时间的越长，我们所对待工作就不会像初衷那么热情了。刚入职的毕业生，大部分一开始都是激情高涨，到了后来就平平淡淡。日复一日面对繁琐的工作，没有当初的工作热情与激情，失去了斗志，随之带来消极的工作态度。

二、能力素质

秘书的能力素质就是担任秘书职务的时候应该具备的能力和素质。

他们其中分别是：业务素质、智能素质、心理素质、职业道德素质。业务素质就是指秘书的办事能力（包括了调查研究的能力、理解能力、领会能力、口语表达能力、应变的能力、交际能力等），及较强的文字处理能力、熟练的掌握办公自动化设备的技能。而素质能力是指完善的知识结构，思维能力、临机处理能力、记忆能力、自省能力。心理素质则涵盖了坚毅的意志，随和的性格，平稳的情感、应变的兴趣。职业道德素质包括秘书人员要忠于职守甘于平凡，义无反顾的当无名英雄，不单单要求秘书人员谦虚谨慎，更要遵纪守法保守秘密。

秘书拥有较强的能力素质直接影响到工作的质量和效率，有助于秘书人员解决大大小小的繁琐工作，也是上级和下级之间联系沟通的桥梁，可见能力素质是非常重要的。

根据调查结果显示，中小型企业秘书人员在素质能力的运用并不理想，主要集中于操作能力。被调查对象中，有65%秘书人员在各方面知识运用方面能力较差。在调查询问的过程中，我们从企业高层人员口中了解到，一些中小型企业一般是不设立专门的秘书岗位，但员工实际所做的工作与秘书有关性很强，大大小小的事物都交于秘书处理，这就要求我们秘书要有很强的实际工作能力，但就目前的形势以及现状来看，情况还是不容乐观的，中小企业秘书人员缺乏专业知识，专业应用相对不明显。而与大企业相比，大型企业会成立一个专门的秘书办公室，中小型企业的秘书工作的从事者则没有这么好的条件，中小型企业更加看中的是秘书各个方面能力的一个综合运用。此外，秘书人员所要处理的事情以及内容所涉及的很广，因此，在工作的时候，秘书人员难免出现力不从心的情况，处理问题的能力也稍有欠缺。

三、心理素质

外部客观世界在人脑中的反映是心理素质的体现之一，它直接支配着人们的言行举止。拥有一个良好的心理状态是秘书所要具备的职能，这紧密关系到企业的各个部门能否正常的运转。很好地协调上级和下级之间所部署的工作，以确保顺利进行任务、工作。以服务上级领导为中心，归纳整理、传达发布工作信息。具备良好心理素质能够提高秘书工作质量和工作效率、减少工作上的失误，只有这样秘书工作起来才会得心应手，有较高的工作热情并且干劲十足。

意志能够自觉地确定目的，支配着我们的行动，从而能够实现预定目的的心理活动。秘书自身要要有坚强的意志，克服意志上盲目性、脆弱性、优柔寡断等消极成分。在遇到困难或复杂情况要保持乐观的态度协助领导认真仔细的处理问题。

由于秘书特殊的社会地位和工作性质，文秘工作对性格中乐观和自信这一品质就有强烈的要求。工作上无论是与领导还是同事及群众发生性格矛盾、利害冲突或在处理事情上的遇到了一些分歧以及受到了一些内部与外部的干扰，都要要求我们秘书保持着乐观的心态和积极向上的态度来面对无论是工作上还是团队助手所带来的压力。自信来自于对自身水平的认知、对环境的客观分析，既确定自身的长处、积极弥补自身的不足。

在调查扬州广陵地区中小企业文秘人员，40%的调查对象是刚从大学毕业。根据数据统计发现毕业大学生基本分为两类，一类是缺乏基本工作耐心，对于领导和同事对自身的指点和教育不耐烦、不虚心学习。另一种是没有认清自身的职业水平，不自信、不敢于尝试工作。这两种心态都体现出应届毕业生心理素质不够、自我调节的能力差、适应能力差、对公司每个环节每个人员的不熟悉所造成的。在调查中我们还发现工作了一年及以上的秘书人员，对待繁琐的事情敷衍了事、在处理人际关系时使用方法不正确。这样就容易造成工作效率缓慢，工作质量不高的情况。

企业为了倾听秘书人员的心声，可在办公区增设一个员工心声聆听区。公司管理高层应积极主动的安排专人调整工作人员投递的信息，以便更全面关注每个在职工作人员的工作状态可以积极配合良好的协调整个公司的工作进度。对文秘员工要求私人事件不可带入工作范围之内，确保使每个员工团结协作更加促进企业集体利益。企业要考虑到秘书平常工作繁琐，逢年过节的时候公司可安排员工娱乐活动。考虑到秘书人员的工作协调能力，按时给予一定的关心才会提高员工工作热情。

四、扬州地区中小型企业秘书人员素质存在的问题解决措施及建议

一、存在的问题

据调查数据的统计分析，我们发现存在以下问题：

1、各方面知识储备少，工作不规范、公文写作标准不统一、工作方式不够现代化。

2、对待工作责任度低，做事马虎拖拉，不讲究效率，对待事情的热情度不高。

3、心态调节能力差，遇到事情很容易退缩，遇到一点挫折就受到打击，不能端正对待上级的批评且不能够很好的虚心接受。

4、调查中我们发现秘书人员年龄普遍在22~28岁左右，普遍年轻化，学历最低基于大专，涉外文秘中普遍为本科居多，我们了解到多数外资用人单位之所以选择本科，是他们相信本科层次的毕业生更能在对外交流中能够更胜一筹。

针对以上问题，我们可以采取以下的措施：

二、增加知识储备量

对于中小型企业秘书人员来说，他们没有充分的时间和精力去储备各方面的知识。因此，各企业可通过定期组织员工参加培训来加强员工对企业文化的学习，同时，鼓励员工多学习各方面的知识，增加自身的知识储备量。

1、企业可以定期组织员工每周进行文化知识以及时政方面知识的考察，作为衡量一个员工知识储备的标准；

2、企业可以根据员工相对技能的薄弱之处有针对性的对员工进行技能培训。

三、体贴秘书工作性质特殊性，增加秘书人员归属感

根据调查秘书认为平常要处理的工作是乏味的，呈现出积极性不高，较低被动的责任，对待上级交办的事情不积极主动解决等一系列的职业素养问题。企业可通过一系列的活动增加员工归属感。

1、增加员工家庭福利，采取一些激励方案，员工在取得进步的同时派发奖金；

2、倾听秘书人员的心声，在办公区增设一个“烦恼心声”箱；

3、企业要考虑到秘书平常工作繁琐，上级交代工作的紧急性质，要考虑到秘书人员的工作协调能力，给予一定的关心，少增加秘书人员压力，这样，秘书人员才会提高工作热情，增强责任心。

四、加强心理素质教育及锻炼

根据调查分析结果显示，应届毕业生心理素质比较差，心理承受能力低容易受挫。

在学校的时候，加强心理素质锻炼。通过一系列活动的举办，来加强应届毕业生办事能力，观察能力，培养良好的心理素质。

1. 对于学校培养秘书人员这块，注重心理上的辅导，每周对秘书专业学生进行心理测试活动。

2、增加情景模拟课程，使得学生能够沉着应对在工作中遇到的困难以及障碍，以便于加强学生的心理抗压能力。

对企业来说，抓住员工的心是最重要的法宝，能够增强企业团队建设。建议企业通过一系列的课程培训来增加员工的心理素质，及时的与员工进行有效沟通，这样才能避免员工因为工作繁琐的事情而出现的厌恶，反抗心理。

五、对于扬州中小型企业文秘人员提出的建议

通过调查研究总结就学校培养适应当前社会的文秘人才提出下面几点建议。扬州地区中小型企业对秘书人员素养的要求是知识范围应广。大学生课程的设计，以理论为主专业课为辅。建议适当的减少理论课程的课时，增加辅助知识课程以及一些真正的课外实践活动中真正了锻炼我们文秘人员。

我们秘书人员要主要学习、实践环节及安排：全面系统掌握系统文字录入、文档处理、电子表格、数据库技术等秘书必备技能。增加Microsoft Office、PS等现代办公软件应用操作技能课程，平面设计课程、速录课程；文秘专业课程等应按照省计算机考试目标进行训练。

加强秘书礼仪课程的实际训练，系部可以积极组织秘书礼仪大赛，使得学生积极投入到活动中，并在每一次比赛中总结自己秘书道德素养的不足，以及各方面能力或技能的缺乏，能够使自己在每一次比赛中得到升华。

学生还要根据自己的实际情况，每周总结反思交付给企业，针对自己不足的地方让领导提出改正方案，在秘书工作中更快更好前进。

调研中我们发现，很多一部分的企业需要的是“综合文秘”。一些企业公司认为，秘书人员可以将琐碎的文秘工作、管理财务、统计事物、处理人事以及档案管理等多种工作于一身，因此着不单单要求文秘人员除了必须具备文秘类所学的专业知识和能力外，其他非文秘专业的基础知识还要被要求掌握。这就不仅仅要具备办文办事以及熟练运用现代办公设备的能力了，同时要求较强的驾驭语言的能力和社会活动能力。因为秘书人员不但要为企业领导撑好“门面”、擦亮“窗口”，为领导出谋划策搞好接待以及公关的工作，做好决策辅助工作。  我经过调查后认为，在今后一些企业对秘书的主要类型需求是：商务秘书、涉外秘书。市场经济的舞台上，企业秘书人员不仅要懂得相关的法律知识以及文明涉外礼仪，更重要的是要掌握现代企业管理知识还有现代生产技术，而且具有一定的组织策划能力和销售营销能力，这样才能适者生存符合企业的需要。由此，我们可以得出如下结论：大部分的企业为了在激烈的市场竞争中获胜，需要学历层次高的、办事水平能力高的秘书为企业老总出谋献策。好的秘书不仅仅单方面要做好自己的本职工作，很多事情要替“上司”考虑周全更要成为主管和“上司”的好参谋、好助手，甚至在不影响关系的前提下有效地引导“上司” 开展各项工作。这就是我们新时代的企业对我们新时代的秘书所提出更高的新要求。  而在对三资企业文秘人才需求调查中，我们发现，由于三资企业的秘书设置模拟国外秘书与上司“一对一”的组织结构，所以三资企业对文秘人才要求职业化、专业化，基本上要求秘书必须懂外文，了解外国的文化习俗，专注于处理办公室事务。

五、结 论

以上就是我这次对扬州中小型企业对文秘人员素质要求及素养的全部调查结果与分析，通过这次自己亲身的实践，让我了解到目前扬州的中小型企业对文秘人员的需求和现文秘人员的素质状况。我们发现，扬州一些企业的秘书人员目前的素质修养较低，知识储备不够充分，但同时中小型企业对秘书人员要求又高，既要知识面广泛，可从事的工作范围大，过高的要求造成文秘人员对工作常常力不从心，所以说增加知识储备量是当前最普遍存在的问题。这需要企业要给员工做定期的培训，提高员工的水平，增加员工的归属感，因为只有这样才能增强文秘人员对待工作上能够积极热情，不可缺少的责任心必须让文秘人员所拥有，从而提高我们整个文秘人员职业素养还有团队的工作效率。

参考文献：

[1]陈合宜：《秘书学》暨南大学出版社,1997年第5期

[2]高海生：《秘书基础》.高等教育出版社,2000

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